​Kulturwandel: "Googlen" statt "Ordnern"

Montag, 1. Juli 2013

Wer zur "Generation Windows" (oder wahlweise auch "Outlook") gehört, ist oft noch in Versuchung, Dokumente in hierarchischen Ordnerstrukturen abzulegen. Das funktioniert auch ganz gut - bis über kurz oder lang zu viele Dokumente die Übersicht beschränken, das für die Ordnerstruktur gewählte (einzige) Ordnungskriterium nicht (mehr) das gewünschte ist und eine Suche - mangels Metainformationen - nicht besonders effizient ist.

Das liegt an den Beschränkungen des File (bzw. Mail) Systems: Dateien sind nicht wirklich für Metainformationen (außer Zeitstempel, Größe etc.) gedacht; und dass Dokumente durchaus aus mehreren Dateien bestehen können, ist konzeptionell ebenfalls nicht vorgesehen.

Dies führt in der Praxis zu gewachsenen Strukturen, in denen hierarchische Ablagekriterien (wie z.B. "Kunde" / "Projektname") hilfsweise als Ordnernamen eingesetzt werden.

Dumm nur, wenn dies nicht die einzige Perspektive auf die Informationen ist: vielleicht kommt ein betroffener Mitarbeiter in seinem Projekt mit dieser Struktur noch leidlich klar - ein Mitarbeiter, der Informationen aber eher projektübergreifend benötigt (z.B. für QM-Zwecke), tut sich da schon deutlich schwerer. Ganz zu schweigen von unterschiedlichen Berechtigungsstrukturen, die eventuell abzubilden sind.

SharePoint bringt hier einen zeitgemäßen Lösungsansatz mit: Dokumente werden innerhalb von Bibliotheken (zunächst linear, also nicht-hierarchisch) abgelegt. Über die Zuordnung von Metainformationen (z.B. zentral verwaltet durch Taxonomien) entstehen aber dennoch Ordnungskriterien, nach denen dem Benutzer die für seinen spezifischen Nutzungskontext optimale Perspektive (gefiltert, sortiert) auf die Informationen gegeben werden kann. Und weil dies eben multidimensional sein kann, ergeben sich keine starren Sichten.

Quasi automatisch resultieren so bei der Suche über Dokumente (und natürlich Dokumentinhalte) weitere Vorteile: SharePoint generiert auf Basis der Metainformationen die Möglichkeit, die Suchergebnisse sinnvoll weiter einzuschränken ("Refinements"). Der SharePoint Server 2013 kann mittels der Metadaten sogar automatisch eine entsprechende Navigation aufbauen - um so zum Beispiel Produktkataloge abzubilden.

Dies führt insgesamt zu einem systematisch veränderten Zugang zu Inhalten: nicht mehr die sofortige Sicht auf eine Dokumenten-Bibliothek steht im Vordergrund sondern der Einsprung erfolgt eher über eine Suchmaske. Diese liefert nach Eingabe von relevanten Suchbegriffen und auf der Basis eines sinnvoll vorgegebenen Such-Scopes Ergebnisse, die der Nutzer dann mittels Refinement- und Preview-Funktionen sinnvoll verwenden kann.

Das kommt Ihnen irgendwie bekannt vor? Richtig: die Erfahrungen mit Google & Co haben uns gelehrt, dass dies oft der bessere Weg ist, Informationen zu finden.

Kombiniert mit den aus Unternehmenssicht wichtigen Ordnungskriterien, die sich z.B. in Taxonomien wiederspiegeln, und Funktionen wie Versionierung oder Check In/Out ergibt sich eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung ohne großen administrativen Aufwand. Und auch die "Generation Windows" gewöhnt sich sehr schnell an den veränderten Zugang zu Informationen.